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Tutorial básico de Microsoft Excel - Aprendiendo cómo usar Excel


Si tiene Microsoft Office instalado, pero nunca antes había tocado Excel porque no sabía cómo usarlo o no sabía lo que podría hacer por usted, ¡DEBE leer esta publicación para aprender a usar Excel !

Microsoft Excel es una poderosa aplicación de hoja de cálculo que se puede usar para cualquier cosa, desde una simple base de datos hasta una completa aplicación de Windows completa con formularios, macros y complementos de Windows. Puede usar Excel para calcular el pago de un préstamo de automóvil, graficar datos, administrar registros de clientes, mantener una libreta de direcciones, etc.

Actualmente Excel es utilizado por la mayoría de las grandes instituciones financieras para el análisis diario de datos financieros. Tiene una amplia gama de funciones financieras, fórmulas y complementos que le permiten usar Excel para almacenar y analizar datos de una manera simple y rápida.

En este tutorial, repasaremos los conceptos básicos de Excel: crear libros de trabajo, usar hojas de trabajo, ingresar datos, usar fórmulas, etc. para que pueda sentirse cómodo con el software y comenzar a aprender por su cuenta jugando con él. .

Primeros pasos en Excel

Primero, vamos a abrir Excel y echar un vistazo a la interfaz del programa. Abra Excel y se creará automáticamente un nuevo libro de trabajo. Un libro de trabajo es el objeto de nivel superior en Excel. Contiene hojas de cálculo, que contienen todos los datos reales con los que trabajará. Un libro de trabajo comienza con tres hojas de trabajo, pero puede agregar o eliminar hojas de trabajo en cualquier momento siempre que haya al menos una hoja de trabajo en un libro de trabajo determinado.

Ahora, dependiendo de la versión de Excel que esté utilizando, la siguiente pantalla puede verse completamente diferente. Microsoft ha cambiado la interfaz salvajemente de Office 2003 a 2007 a 2010 y, finalmente, en 2013. Desafortunadamente, tengo que elegir una versión para escribir este tutorial y actualmente elijo Excel 2010 porque está justo entre 2007 y 2013 y los tres las versiones usan la nueva interfaz de cinta. Office 2013 simplemente hace que parezca más limpio, pero el diseño general sigue siendo el mismo.

En la parte superior, tiene la cinta de Excel con varias pestañas y también un grupo de pequeños íconos en la parte superior de la barra de herramientas de acceso rápido. Estos pequeños iconos le permiten realizar funciones de Excel muy comunes, como agregar o eliminar filas en la hoja de cálculo o congelar paneles, etc.

Si desea personalizar la interfaz de la cinta de opciones, es decir, agregar un botón u opción que omita de una versión anterior de Excel, puede hacerlo haciendo clic en Archivo y luego haciendo clic en Opciones .

Ahora haga clic en Personalizar cinta en la parte inferior izquierda y podrá agregar o eliminar cualquier opción posible que pueda desear. De forma predeterminada, muestra los comandos populares, pero puede hacer clic en el menú desplegable para ver todas las opciones posibles para diferentes pestañas. Además, una opción que realmente me gusta es elegir Comandos que no estén en la Cinta del menú desplegable. De esta forma, puede ver fácilmente qué comandos ya no están en la cinta y luego agregar los que considere necesarios.

En la parte inferior de la pantalla, verá tres hojas, llamadas Sheet1, Sheet2 y Sheet3. Este es el número predeterminado con el que se inicia cada libro de Excel.

En las versiones anteriores de Excel, el panel de tareas estaba ubicado en el lado derecho de la pantalla, sin embargo, ahora se ha eliminado y todas las funciones se han movido a la pestaña Archivo. Aquí es donde puede realizar muchas tareas comunes, como abrir un libro de trabajo, crear uno nuevo, imprimir y más.

Comenzando con Excel

La mejor manera de aprender algo es hacer algo realmente útil y ¡Excel es el mejor ejemplo de esto! Digamos que usted es un profesor de escuela secundaria o universidad y desea realizar un seguimiento de las calificaciones de su estudiante, calcular su promedio y decirles la calificación más baja que necesitarían para obtener su examen final para aprobar la clase.

Parece un problema simple y lo es (¡una vez que tienes la fórmula en tu cabeza)! Excel puede hacer esto por usted muy rápidamente, así que veamos cómo.

Primero, ingresemos algunos datos en las celdas en Excel. En Excel, las columnas están etiquetadas comenzando desde A y continuando hasta Z y más allá. Una celda es simplemente un número de fila y una columna en particular, es decir, A1 es la primera celda en una hoja de cálculo de Excel.

Vamos a escribir Estudiantes en el pozo A1 y luego teclear A hasta E a medida que los nombres de los estudiantes continúen descendiendo en la columna A como se muestra a continuación:

Ahora ingresemos Test 1, Test 2 y Test 3 en las celdas B1, C1 y D1, respectivamente. Ahora tenemos una cuadrícula de 5 × 4, así que completemos algunas calificaciones de prueba falsas también como se muestra a continuación:

Ahora aprendamos algunos de los aspectos básicos de formatear celdas en Excel. En este momento, nuestra tabla no se ve muy bien ya que el texto y los números están alineados de manera diferente y los encabezados no están visualmente separados de los datos. Primero, centremos todos los datos para que las cosas se vean mejor. Haga clic en la celda A1 y arrastre el mouse hacia abajo a la celda D6 para resaltar todo el conjunto de datos:

Luego haga clic en la pestaña Inicio y haga clic en el botón Justificar Centro . La cuadrícula está ahora bien centrada con todos los datos directamente debajo de los títulos.

Ahora veamos más sobre cómo podemos formatear las celdas de Excel. Cambiemos el color de la primera fila a otra cosa para que podamos separar claramente el encabezado de los datos. Haga clic en la celda A1 y arrastre el mouse mientras mantiene presionado el botón hacia la celda D1 . Haga clic derecho y seleccione Formato de celdas .

Ahora hay dos opciones que tiene en este punto. Notarás en la imagen de arriba, un menú normal con el botón derecho que comienza con Cortar, Copiar, etc., pero también notarás un tipo de barra de herramientas flotante justo encima del menú. Este menú flotante es una especie de barra de herramientas popular que le permite cambiar rápidamente la fuente, cambiar el tamaño del texto, formatear la celda como dinero o porcentaje, le permite cambiar el fondo o el color de la fuente y agregar bordes a la celda. Es conveniente porque no tiene que abrir el cuadro de diálogo Formatear celdas por separado y hacerlo allí.

Si tiene que hacer un formateo más avanzado que no está disponible en la barra de herramientas rápida, siga adelante y abra el cuadro de diálogo. En este tutorial, te mostraré el método de diálogo para que podamos verlo. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Patrones y seleccione un color de la paleta. Elegí el amarillo para hacerlo distinto.

Haga clic en Aceptar y verá que el color ha cambiado para las celdas seleccionadas.

Agreguemos también algunos bordes entre las celdas para que, si decidimos imprimir la hoja de Excel, habrá líneas negras entre todo. Si no agrega bordes, las líneas que ve en Excel de forma predeterminada no se imprimen en papel. Seleccione toda la grilla y vaya a Dar formato a celdas de nuevo. Esta vez ve a la pestaña Borde . Haga clic en los botones Exterior e Interior y verá que el pequeño recuadro de visualización directamente debajo de los botones cambia según los bordes.

Haga clic en Aceptar y ahora debería tener líneas negras entre todas las celdas. ¡Así que ahora hemos formateado nuestra grilla para que se vea mucho mejor! Puede hacer este tipo de formateo para sus datos también de la forma que considere apropiada.

Usar fórmulas y funciones en Excel

Ahora vayamos a la parte divertida: ¡usando funciones y fórmulas de Excel para hacer algo realmente! Entonces, primero queremos calcular la calificación promedio de nuestros 5 estudiantes después de sus primeros tres exámenes. Excel tiene una función promedio que podemos usar para calcular este valor automáticamente, pero vamos a hacerlo de forma ligeramente diferente para demostrar fórmulas y funciones.

Agregue un encabezado denominado Suma en la columna F y Promedio en la columna G y formatéelos de la misma forma que hicimos con las otras celdas de encabezado.

Ahora primero usaremos la función suma de Excel para calcular la suma de los tres grados para cada alumno. Haga clic en la celda F2 y escriba " = suma ( " sin las comillas. El signo = le dice a Excel que planeamos poner algún tipo de fórmula en esta celda. Cuando ingresa el primer paréntesis, Excel mostrará una pequeña etiqueta que le muestra qué tipos de variables toma esta función.

La palabra SUM es una función incorporada en Excel que calcula la suma de un rango específico de celdas. ¡En este punto después del primer paréntesis, puede seleccionar el rango de celdas que desea resumir! ¡No es necesario escribir las celdas una por una! Continúe y seleccione las celdas B2 a D2 y verá que la fórmula se actualiza automáticamente y está en azul.

Después de seleccionar el rango, escriba el paréntesis de cierre (Shift + 0) y presione Enter . ¡Y ahora tienes la suma de los números! No es muy difícil, ¿verdad? Sin embargo, ¡podría decirse que sería un dolor real hacer esto por un conjunto de 100 o 500 estudiantes! Bueno, hay una manera fácil de copiar tu fórmula automáticamente para los otros estudiantes.

Haga clic en la celda F2 y luego mueva el mouse lentamente al borde inferior derecho de la celda. Notarás que el cursor cambia de una cruz blanca y gruesa a una cruz negra delgada y la parte inferior derecha de la celda es una pequeña caja negra.

Haga clic y mantenga presionado el mouse cuando cambie y luego arrástrelo a la fila del último alumno. Y con eso, Excel usa la misma fórmula, pero actualiza las celdas de filas actuales para que la suma se calcule para cada fila usando los datos de esa fila.

A continuación, haga clic en la celda G2 y escriba los signos = para denotar que estamos comenzando una fórmula. Como queremos dividir la suma por 3 para obtener el promedio, escriba el signo = y luego elija la celda de suma F2. Continúa con la fórmula escribiendo "/ 3", lo que significa divide por 3.

Presiona Enter y ahora has ingresado tu propio forumla promedio! Puede usar paréntesis y realizar todas las funciones matemáticas de la misma manera. Ahora haga lo mismo que hicimos con la columna promedio y haga clic en la pequeña caja negra en la esquina inferior derecha de la celda G2 y arrástrela hacia abajo. Excel calculará el promedio del resto de las celdas usando su fórmula.

Y, por último, agreguemos una fórmula más para calcular lo que cada estudiante debería obtener en la final para obtener una A en la clase. Tenemos que saber tres datos: su calificación actual, la calificación aprobatoria de la clase y el porcentaje de la calificación total. Ya tenemos su calificación actual que calculamos y podemos suponer que un 70 es la calificación aprobatoria y la final vale un 25% de la calificación total. Aquí está la fórmula, que obtuve de este sitio.

Grado final = Examen digno x Examen puntaje + (1 - Examen digno) x Grado actual

Final Grade sería el 70 ya que es el puntaje de aprobación que estamos asumiendo, el valor de examen es .25 y tenemos que resolver el puntaje del examen. Entonces la ecuación se convertiría en:

Puntuación del examen = (Grado final - (1 - Examen digno) x Grado actual) / Examen digno de mención

Así que creemos un nuevo encabezado en la columna I y en la celda I2, escribiendo " = (70- (1-.25) * " y luego seleccione la celda G2 y luego continúe con " ) /. 25 " y luego presione Entrar. Ahora debería ver la nota requerida y también la fórmula en la barra de fórmulas encima de los nombres de las columnas. Como puede ver a continuación, el estudiante A necesita obtener al menos un 49 para asegurarse de que obtenga un puntaje de 70 para su calificación final.

De nuevo, tome la casilla negra inferior de la celda y arrástrela hacia abajo hasta el final del conjunto de datos. Y viola! Ahora ha utilizado funciones de Excel, ha creado sus propias fórmulas en Excel y ha formateado celdas para que sean visualmente atractivas.

Espero que esto haya ayudado! Trataré de escribir más como este para obtener funciones más avanzadas de Excel y otros productos de Office. ¡Deja tus comentarios en este tutorial de Excel! ¡Disfrutar!


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