Algunas empresas y agencias gubernamentales que se mueven despacio pueden no aceptar documentos por correo electrónico, lo que obliga a enviarlos por fax. Si se ven obligados a enviar un fax, puede hacerlo desde su computadora de forma gratuita.

Anteriormente hemos cubierto formas de firmar electrónicamente documentos sin imprimirlos ni escanearlos. Con este proceso, puede firmar digitalmente un documento y enviarlo por fax a una empresa, todo en su computadora y sin necesidad de imprimir.

Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan incómodas)

Esto no es tan fácil como debería ser. Las máquinas de fax están conectadas a las viejas líneas telefónicas. Cuando utiliza una máquina de fax estándar, esa máquina de fax realiza una llamada telefónica al número que especifique. La máquina de fax en el número de destino responde y el documento se transmite a través de una llamada telefónica.

Este proceso se inventó antes de Internet y parece ridículamente arcaico en este punto. Para realizar un fax, una persona puede escribir un documento, imprimirlo y escanearlo en la máquina de fax que lo envía a través de la línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y convertirlo en un archivo digital. Han cerrado el ciclo: el documento fue enviado de una computadora a otra computadora con mucho trabajo adicional y calidad de imagen perdida.

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Idealmente, usted podría enviar un documento por correo electrónico o un método en línea más seguro. Muchas empresas consideran que el fax es un método seguro de transmisión de documentos, pero realmente no lo es: si alguien husmeaba en la línea telefónica, podían interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax.

No hay forma de conectarse directamente a un fax Internet, ya que la máquina de fax solo está conectada a líneas telefónicas. Para realizar un fax en línea, necesitaremos algún tipo de pasarela que acepte documentos a través de Internet y transmita el documento a una máquina de fax. Ahí es donde entran los siguientes servicios. Déles un documento y harán el trabajo molesto de marcar la máquina de fax y enviar su documento a través de la línea telefónica.

Podría enviar por fax solo con su computadora, pero ...

Puede omitir los servicios a continuación, por supuesto. Microsoft Windows incluso contiene una aplicación de fax y escaneo que le permite enviar faxes. El problema es que necesitarías que tu computadora esté conectada a la línea telefónica, sí, esto significa que necesitarías un fax módem de acceso telefónico. También necesitaría una conexión de teléfono fijo y tendría que decirle a la gente que no se comunique con el teléfono cuando está enviando faxes, al igual que en los viejos días de acceso telefónico a Internet. Por supuesto, si estuvieras enviando un fax, podrías pagar por una línea telefónica de fax dedicada, incluso podría ser necesaria si recibes muchos faxes.

Obviamente, esto no es ideal. Claro, si necesita enviar unos pocos faxes, continúe y compre una máquina de fax o un módem y conéctelo a su línea fija. Pero probablemente no necesite enviar y recibir faxes con tanta frecuencia; ojalá solo necesite enviar el fax ocasional cada vez que se encuentre con una organización atrapada en el pasado.

Escanee el documento o use un archivo digital existente

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El proceso básico es simple. Primero, necesitará escanear el documento que desea enviar por fax, como si fuera a enviar ese documento por correo electrónico. Si no tiene un escáner por ahí, puede intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, enhorabuena, no tiene que escanear nada.

Con el documento ahora en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el trabajo de fax molesto para usted .

Envíe faxes en línea, gratis

Hay tantos servicios de fax en línea que es difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero a tener en cuenta es qué clase de usuario es usted, con qué frecuencia enviará un fax y qué funciones necesita.

Usuario avanzado: RingCentral Fax

Si va a enviar faxes confidenciales todo el tiempo, o si trabaja para una empresa y está tratando de elegir un servicio, RingCentral Fax, que pertenece parcialmente a Cisco y AT & T, es probablemente la mejor opción para sus necesidades, especialmente porque tienen muchas características de seguridad y soporte para múltiples usuarios con líneas de fax separadas.

Tiene todas las características que pueda imaginar, incluidas las integraciones con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e incluso puede obtener un número gratuito. También tiene muchas funciones de seguridad que serían útiles para empresas o personas que transmiten información segura.

Por supuesto, si solo desea enviar algunos faxes, puede suscribirse para uno de sus planes baratos que comienzan menos de $ 7 por mes ... y luego simplemente cancele después de uno o dos meses.

Usuario ocasional

Si necesita enviar un fax ocasional, recomendamos MyFax, que le permite enviar hasta 10 páginas gratuitas sin tener que pagar . Esto no parece mucho, pero es más páginas por mes que la mayoría de la gente tiene que enviar faxes por año. Si necesita enviar más páginas cada mes, puede actualizar a un plan regular.

Deberá confirmar su dirección de correo electrónico para enviar el fax gratis.

Recibir faxes

Si lo hace Necesita recibir faxes, tendrá que registrarse para obtener un servicio pagado. El servicio necesitará establecer un número de teléfono exclusivo para su línea de fax, y eso cuesta dinero. RingCentral, MyFax y muchos otros servicios harán esto si usted paga.

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Afortunadamente, al menos debería poder obtener una versión de prueba gratuita - RingCentral ofrece 30 días de recepción de fax gratis, por ejemplo.

Hay muchos servicios de fax para usar, y si solo tiene que enviar el fax ocasional, puede hacerlo gratis, pero si desea recibir un fax, terminará necesitando registrarse para una cuenta de prueba. Siempre puede cancelar si lo desea.

Crédito de la imagen: Matt Jiggins en Flickr, David Voegtle en Flickr

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