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Cómo rastrear cambios en Excel


¿Estás buscando una forma de rastrear los cambios realizados en una hoja de cálculo de Excel? Hay muchos casos en los que tiene que distribuir un archivo a varias personas y realizar un seguimiento de los cambios realizados. Es posible que desee realizar un seguimiento cuando se realizó el cambio, quién realizó el cambio, en qué celda se produjo el cambio y qué datos se cambiaron.

Excel tiene características de seguimiento integradas que pueden manejar todos los casos anteriores. Puede revisar fácilmente todos los cambios directamente en la hoja de trabajo y también puede aceptar o rechazar cada cambio. Hay algunos puntos para recordar sobre las características de seguimiento de Excel:

1. Activar el seguimiento no significa que puede revertir la hoja de cálculo en el tiempo a un estado anterior al deshacer los cambios. Básicamente es un archivo de registro que registra todo y eso es todo. Puede ir y ver qué datos se eliminaron o se agregaron manualmente, pero tendrá que hacer los cambios a la hoja de cálculo usted mismo.

2. Activar el seguimiento no significa que se registrarán todos los cambios que realice. Se realiza un seguimiento de los datos almacenados en una celda, pero otros cambios como el formato no. Otros cambios que no se rastrean incluyen ocultar / mostrar filas y columnas, comentarios y valores de celda que cambian a un recálculo de fórmula.

3. El historial de cambios solo se guarda por 30 días por defecto. Si realiza cambios en una hoja de cálculo de Excel y luego abre el libro nuevamente 45 días después, podrá ver el historial de cambios durante los 45 días hasta que cierre el libro de trabajo. Cuando lo cierre, cualquier historial de cambios anterior a 30 días desaparecerá. Eso significa que la próxima vez que lo abra, no podrá ver ese cambio que realizó 45 días antes.

4. Cada vez que enciende el seguimiento, el libro de trabajo se convierte en un libro de trabajo compartido. Esto significa que varios usuarios realizarán cambios en el documento.

Ahora que conoce algunos conceptos básicos de cómo funciona el seguimiento en Excel, ¡hablemos de cómo habilitarlo, cambiar la configuración y realizar un seguimiento de los cambios!

Permitir el seguimiento

Avancemos y activemos el seguimiento primero. Abra Excel y haga clic en la pestaña Revisar en la cinta. En el extremo derecho, debería ver una opción llamada Control de cambios en la sección Cambios .

Haga clic en el botón y elija Resaltar cambios . Obtendrá un cuadro de diálogo donde ahora debe marcar la opción "Seguir los cambios mientras edita". Esto también comparte su libro de trabajo " .

Tiene varias opciones aquí, incluyendo cuándo, quién y dónde . Para Cuándo, Todo significa que se resaltará cada cambio. También tiene la opción de resaltar los cambios desde la última vez que guardó el documento, desde una fecha específica o cambios que aún no se han revisado.

Si marca Quién, puede elegir realizar un seguimiento de los cambios realizados por cualquier persona o los cambios realizados por todos menos usted. La opción Dónde le permite realizar un seguimiento de los cambios solo para una parte específica de la hoja de cálculo. Simplemente haga clic en el botón de la derecha y seleccione el rango de celdas del que desea realizar un seguimiento.

Finalmente, puede anular la selección de la opción Resaltar cambios en la pantalla si no desea que otros sepan que está realizando un seguimiento de los cambios. De forma predeterminada, una vez que inicie el seguimiento y esta opción esté seleccionada, cualquier celda modificada mostrará una pequeña flecha en la parte superior izquierda para indicar que se modificó.

Además, si hace clic en una celda modificada (con la opción Resaltar cambios en la pantalla encendida), obtendrá una pequeña ventana emergente que muestra de qué se cambió y se cambió el valor y a qué hora. Si deselecciona la opción Resaltar cambios en la pantalla, ese pequeño triángulo negro no aparecerá.

Entonces, lo que puede hacer, por ejemplo, es ocultar los cambios en la pantalla al no marcar la casilla, enviar su archivo a todos los que tienen que hacer cambios en él, y cuando lo recupere, simplemente vaya a Control de Cambios y vuelva a verificar la caja.

Configurar seguimiento

El siguiente paso es echar un vistazo a las configuraciones para rastrear y ajustarlas para que se ajusten a sus necesidades. Para hacer esto, haga clic en el botón Compartir libro que está directamente a la izquierda del botón Seguir cambios . Haga clic en la pestaña Avanzado cuando aparezca el diálogo Compartir libro de trabajo.

Aquí puede cambiar la cantidad de días para mantener el historial de cambios en un plazo diferente a 30 días. De forma predeterminada, los cambios se actualizan cuando se guarda el archivo, pero puede hacerlo de manera que se realice automáticamente cada pocos minutos. Por último, puedes elegir cómo quieres lidiar con los conflictos: ya sea preguntándote o simplemente dejando que el último cambio al guardar el archivo gane.

Viendo cambios

Una vez que haya habilitado el seguimiento y haya realizado algunos cambios, puede hacer clic en el botón Controlar Cambios nuevamente, hacer clic en Resaltar Cambios y verá que los cambios de la Lista en una nueva hoja ya no se atenúan.

Verifique eso y haga clic en Aceptar. Se agregará una nueva hoja de trabajo llamada Historial que le permitirá ver todos los cambios que se han realizado en ese libro de trabajo.

En algún momento, deberá aprobar o rechazar los cambios. Puede revisar todos los cambios y luego escoger y elegir cuáles quiere conservar o descartar.

Simplemente haga clic en Seguir cambios nuevamente y elija Aceptar / Rechazar cambios . Seleccione las opciones para elegir qué cambios quiere aceptar o rechazar. Si desea revisar todos los cambios, simplemente marque Cuando esté marcado y asegúrese de que esté configurado como No revisado .

Haga clic en Aceptar y Excel comenzará a mostrarle cada cambio realizado y le dará la opción de Aceptar o Rechazar . También puede aceptar todos o rechazar todos los cambios si lo desea.

Si rechaza un cambio, inmediatamente regresará a lo que originalmente estaba en esa celda. Vale la pena señalar que si otra celda hace referencia al contenido de la celda rechazada, ese valor también cambiará cuando el valor de la celda referenciada se revierte. Esto puede hacer que las fórmulas se rompan, etc., así que ten cuidado.

¡Eso es! Ahora puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo de Excel fácilmente mediante el uso de esta característica incorporada. Si tiene alguna pregunta, publique un comentario. ¡Disfrutar!


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