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Cómo compartir cuadernos en Microsoft OneNote 2016


Microsoft OneNote 2016 es una gran herramienta gratuita para tomar apuntes, no solo para usted, sino también si desea colaborar en notas y proyectos con otros , como colegas o familiares. Le mostraremos algunas maneras diferentes en que puede compartir sus computadoras portátiles OneNote.

RELACIONADO: Cómo sincronizar los portátiles OneNote 2016 con su cuenta OneDrive y acceder a ellos en cualquier lugar

Para compartir sus notas y cuadernos en OneNote 2016 con otros, asegúrese de que su computadora portátil esté sincronizada con su cuenta de OneDrive en línea, para que otros tengan acceso a ella. Esto lo sincronizará con Internet, pero no lo hará automáticamente disponible para otros. Para hacerlo, debe compartirlo manualmente con otros para que puedan verlo y, si lo desea, editarlo.

Para acceder a las diversas herramientas para compartir notas y cuadernos en OneNote 2016, haga clic en la pestaña "Archivo".

En la pantalla de backstage, haga clic en "Compartir" en la lista de elementos de la izquierda.

Cómo compartir un bloc de notas con alguien por correo electrónico

Puede invitar a personas a ver o editar su computadora portátil enviándoles un correo electrónico utilizando la opción Compartir con personas en la pantalla Compartir cuaderno. Solo las personas a las que invite específicamente podrán acceder a su computadora portátil. La opción Compartir con personas es la predeterminada, por lo que se selecciona automáticamente en la pantalla Compartir cuaderno.

Ingrese un nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro "Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico". Si ingresa un nombre que está en su libreta de direcciones de Outlook, se le solicitarán contactos que coincidan con el nombre o la dirección de correo electrónico que comenzó a escribir, para que pueda elegir fácilmente a la persona que desea. También puede hacer clic en el botón "Buscar la libreta de direcciones para contactos" a la derecha del cuadro Escribir nombres o direcciones de correo electrónico. Para compartir su computadora portátil con varias personas, ponga un punto y coma entre cada dirección de correo electrónico.

Cuando comparte una computadora portátil con otras personas, puede optar por permitirles ver la computadora portátil o permitirles editarla también. Para especificar si pueden editar el cuaderno, seleccione "Puede editar" o "Puede ver" en la lista desplegable a la derecha del cuadro Escribir nombres o direcciones de correo electrónico.

Si desea incluir un mensaje para el correo electrónico destinatarios, ingrese una nota en el recuadro debajo de la dirección de correo electrónico.

Haga clic en "Compartir" para enviar un enlace a las personas con las que eligió compartir el cuaderno.

Se agregó la persona con la que compartió el cuaderno con una lista en la parte inferior de la pantalla.

Si decide revocar el acceso de una persona con quien compartió una computadora portátil, haga clic derecho en la persona en la lista Compartido con y seleccione "Eliminar usuario" en el menú emergente. También puede cambiar el permiso para esa persona en este menú.

Las personas a las que envió invitaciones recibirán un correo electrónico que contiene un botón "Ver en OneDrive".

Cuando hacen clic en el botón Ver en OneDrive en el mensaje de correo electrónico , el portátil se abre en OneNote Online, donde pueden ver y editar, según los permisos que establezca para ellos.

Si permite que las personas con las que compartió el portátil editen, el botón "Editar en el navegador" es disponible en OneNote Online.

Cómo compartir un cuaderno usando un enlace

Compartir un cuaderno de OneNote usando un enlace es similar a compartirlo con otras personas a través del correo electrónico. La principal diferencia es que cuando comparte un bloc de notas con personas a través del correo electrónico y luego decide que desea revocar el acceso al notebook, debe eliminar a cada usuario por separado, como se explicó en la sección anterior. Sin embargo, compartir una computadora portátil usando un enlace le permite revocar el acceso a todas las personas que compartió la computadora portátil con un solo clic.

Para obtener un enlace para compartir, acceda a la pantalla Compartir cuaderno como se explicó al principio del artículo. Haga clic en "Obtener un enlace para compartir" en Compartir.

Para obtener un enlace de uso compartido que permita a los usuarios ver el cuaderno, pero no editarlo, haga clic en "Crear enlace" a la derecha de "Ver enlace".

A el enlace aparece en un cuadro debajo de Ver enlace. Seleccione el texto del enlace y presione Ctrl + C en su teclado para copiarlo.

Puede enviar el enlace por correo electrónico a las personas con las que desea compartir el cuaderno. También puede compartir el enlace con otras redes sociales, software de mensajería instantánea, software de colaboración, publicar el enlace en un sitio web o cualquier otro método que funcione para usted.

Cuando hacen clic en el enlace del mensaje de correo electrónico, se abre el cuaderno en OneNote Online, al igual que cuando usamos la opción Compartir con personas en la sección anterior. Tenga en cuenta que debido a que compartimos el notebook con un View Link, no hay un botón Editar en el navegador y el notebook no puede ser editado.

Si desea colaborar en un notebook con alguien y permitirle hacer cambios en él, haga clic en el botón "Crear enlace" a la derecha de "Editar enlace".

Al igual que con View Link, obtendrá un enlace que puede copiar y enviar a alguien.

Para revocar el acceso al portátil, simplemente haga clic en el botón "Deshabilitar enlace" al lado del tipo de enlace que desea dejar de compartir. Todos los que tengan ese enlace no podrán acceder al portátil.

Cómo compartir un cuaderno en formato PDF

RELACIONADO: Cómo exportar sus notas de OneNote 2016 a diferentes formatos de archivo

En ambos En los casos anteriores, las personas con las que comparte el portátil tienen acceso a todo el portátil. Tal vez quiera compartir solo una determinada sección o solo algunas de las notas en el cuaderno. Puede crear un archivo PDF que contenga notas, secciones o todo el cuaderno y enviarlo a cualquier persona con la que quiera compartir el cuaderno. Haga clic en ese enlace para obtener instrucciones sobre cómo exportar una nota al formato PDF.

Cómo compartir un cuaderno con una reunión

Ya no es necesario que tome notas en reuniones. Puede compartir un bloc de notas de OneNote con los otros asistentes a la reunión y hacer que tomen notas también. De esta forma, puede estar seguro de no perder un elemento de acción importante o una decisión clave tomada durante la reunión.

Si asiste a una reunión en línea en Skype o Lync programada con Outlook, puede compartir un cuaderno con la otros asistentes a la reunión utilizando la opción Compartir con reunión en la pantalla Compartir cuaderno. Una vez que hace clic en el botón "Compartir con reunión" y selecciona la reunión a la que asiste, se envía un enlace al cuaderno a todos los asistentes a la reunión. Pueden acceder al notebook y todos pueden agregarlo al portátil al mismo tiempo.

También puede usar uno de los métodos descritos en las secciones anteriores para compartir un cuaderno de OneNote con otros en una reunión.

Cómo moverse un bloc de notas compartido

Si ha compartido un bloc de notas y ahora necesita mover ese bloc de notas a una ubicación diferente, puede mover el bloc de notas, pero no es tan fácil como simplemente seleccionar una nueva ubicación. Deberá notificar a todas las personas con las que ha compartido el bloc de notas y seguir este proceso para mover realmente el bloc de notas a una nueva ubicación.

RELACIONADO: Cómo migrar de Evernote a OneNote

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