Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Drive
Los archivos de Microsoft Office siguen siendo muy comunes, pero si usted es más un usuario de Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones, aún puede edite archivos de Word, Excel y PowerPoint en Google Drive, si sabe cómo hacerlo.
En el escritorio, necesitará usar el navegador Google Chrome y una extensión oficial de Chrome para editar documentos de Microsoft Office, utilizando la compatibilidad de Office de Google Drive. Modo (OCM). Puede editarlos de esa manera o convertirlos al formato de Google Docs, que proporcionará más funciones. (No se preocupe, incluso si los convierte al formato de Google Docs, puede volver a descargarlos en formato de Microsoft Office más adelante).
También puede editar archivos de Microsoft Office con la aplicación Google Drive y Google Docs, Google Hojas de cálculo y aplicaciones de Google Slides en iOS o Android. Le mostraremos ambos métodos en la guía a continuación.
Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Drive en una PC o Mac
Comencemos con el escritorio. Si el archivo de Office que desea editar y compartir aún se encuentra en el disco duro de su PC, puede cargarlo fácilmente en Google Drive y abrirlo para editarlo en Chrome utilizando una extensión de Chrome. Abre Chrome, ve a la página de extensiones de Office Office para Docs, Sheets & Slides, haz clic en "Agregar a Chrome" y sigue las instrucciones en pantalla para instalarlo.
Una vez instalada la extensión, arrastra el archivo de Office al Ventana de Chrome hasta que vea un icono de copia como se muestra a continuación. Para mi ejemplo a lo largo de este artículo, voy a usar un archivo de Word / Google Docs, pero el procedimiento es el mismo para Excel / Google Sheets y PowerPoint / Google Slides.
La primera vez que arrastra un archivo de Office en la ventana de Chrome, se muestra el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en "Entendido" para cerrar la ventana. No volverá a ver este cuadro de diálogo.
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El archivo de Office se carga en su cuenta de Google Drive y se abre en la cuenta actual lengüeta. Hay una cantidad limitada de funciones que puede usar para editar el archivo de Office en su cuenta de Google Drive. Sin embargo, si convierte el documento en un documento de Google, hay más funciones disponibles y puede compartir el documento con otras personas.
Para convertir su archivo de Word en un documento de Google Docs, seleccione "Guardar como Documentos de Google" del "Menú Archivo. Si cargó y abrió un archivo de Excel (.xlsx o .xls), la opción sería "Guardar como Hojas de cálculo de Google" y si el archivo es un archivo de PowerPoint (.pptx o .ppt), la opción sería "Guardar como Google". Diapositivas ".
Aparecerá un cuadro de diálogo mientras el documento se convierte y se guarda en su cuenta de Google Drive. Puede detener la conversión haciendo clic en "Cancelar".
Una vez que realice los cambios, puede descargar el documento de Google como un archivo de Office. En mi ejemplo, selecciono "Descargar como" en el menú "Archivo" y luego selecciono "Microsoft Word (.docx)" en el submenú. También hay otros formatos en los que puede descargar el archivo de Word, como .rtf, .pdf e incluso como un eBook (.epub).
El nombre del archivo original se usa de forma predeterminada, pero puede cambiarlo en el cuadro de edición "Nombre de archivo". A continuación, haga clic en "Guardar".
Otra forma de trabajar con archivos de Office en su cuenta de Google Drive es subirlos a su cuenta de Google Drive usando la aplicación Google para Windows, que se puede descargar desde aquí. Si ha cargado su archivo de Word de esta manera, puede acceder a su cuenta de Google Drive desde un navegador y luego abrir el archivo de Word en Google Docs. Para mi ejemplo, abriré mi archivo de Word haciendo clic derecho en el archivo en mi cuenta de Google Drive, seleccionando "Abrir con" en el menú emergente y luego seleccionando "Google Docs" en el submenú.
The Word el archivo se abre en una nueva pestaña y puede editar el documento como cuando arrastró el archivo de Word a la ventana de Chrome anteriormente. También puede "Descargar" el archivo como un archivo de Word usando el botón "Descargar" en la esquina superior derecha de la ventana del navegador, o compartirlo con otras personas mediante el botón "Compartir".
En este punto, el archivo sigue siendo un archivo de Word y está trabajando en el Modo de compatibilidad de Office (OCM). Para convertirlo en un archivo de Google Docs, seleccione "Guardar como Documentos de Google" en el menú "Archivo", tal como lo hizo después de arrastrar el archivo de Word a la ventana de Chrome.
Cómo trabajar con archivos de Microsoft Office en Google Drive en un dispositivo móvil
También puede abrir y editar archivos de Office utilizando la aplicación Google Docs para iOS o Android (para archivos Word), la aplicación Google Sheets para iOS o Android (para archivos Excel) o la aplicación Google Slides para iOS o Android (para archivos de PowerPoint). Sin embargo, también debe instalar la aplicación Google Drive en iOS o Android. Cuando selecciona un archivo de Office para abrir en la aplicación Google Drive, se abre automáticamente en la aplicación de documentos de Google correspondiente.
Le mostraremos cómo trabajar con un archivo de Word en su cuenta de Google Drive en un iPhone, pero el proceso es similar en otras plataformas y con otros archivos. Abra la aplicación Google Drive en su dispositivo y navegue hasta donde se encuentra el archivo de Word que desea abrir. Toque sobre el archivo.
Su archivo de Word se abre automáticamente en Google Docs. Puede editar el archivo de Word tal como está tocando en el documento (1) y agregando contenido o cambiando el contenido existente y formateando el texto (2). Las opciones adicionales de formato de texto y párrafo están disponibles al hacer clic en el ícono de texto / párrafo en la barra de herramientas en la parte superior (3). Cuando termine de editar el documento, toque la marca de verificación en la esquina superior izquierda de la pantalla (4).
Si, en algún momento, no está seguro de si está trabajando en un formato de Word archivo o un archivo con formato de Google Docs, toque el botón de menú (tres puntos verticales).
Cuando trabaje en un archivo de Word (o un archivo de Excel o un archivo de PowerPoint), verá el Modo de compatibilidad de Office en la parte superior del menú.
Observe en la imagen de arriba que hay una opción de Compartir y Exportar en el menú, pero cuando toca en la opción "Compartir y exportar", verá que no hay opción Compartir disponible (a la izquierda en la imagen de abajo). Al igual que en un navegador en la PC, no puede compartir archivos de Word en su cuenta de Google Drive. Debe guardar un archivo de Word como un archivo de Google Docs si desea compartir el archivo. Convenientemente, el submenú Compartir y exportar también le permite "Guardar como archivo de Google Docs".
Una vez que haya guardado el archivo como un archivo de Google Docs (lo que haremos a continuación), el submenú "Compartir y exportar" incluye una opción Compartir (a la derecha en la imagen a continuación), que le permite compartir el documento actual con otros. Este submenú también incluye la opción Guardar como palabra (.docx), que le permite convertir el documento a un archivo de Word.
Cuando toca la opción "Guardar como archivo de Google Docs" en el submenú Compartir y exportar en la palabra documento, aparece un cuadro de diálogo mientras el documento se guarda como un archivo de Google Docs.
Una vez que el documento se ha convertido, el "Modo de compatibilidad de Office" ya no está en el menú principal y algunas de las opciones son diferentes, como el submenú Compartir y Exportar que discutimos anteriormente. Ahora puede editar y compartir su documento de Google Docs, y convertirlo de nuevo a un documento de Word, si lo desea.
De vuelta en la aplicación Google Drive, la versión de Google Docs de mi archivo de Word ya está disponible.
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También puede abrir el documento de Google Docs en un navegador en su PC y descargar el archivo como un archivo de Word, como discutimos en el primera sección. Documentos de Google Docs, Hojas de cálculo y Presentaciones solo se almacenan en su cuenta de Google Drive. Si usa la aplicación Google Drive para Windows, verá lo que parecen archivos locales para estos documentos, pero en realidad son enlaces a los documentos en línea. Por lo tanto, para acceder a ellos, debe tener una conexión a Internet. Puede leer más sobre cómo usar la aplicación Google Drive para Windows.
El sitio de ayuda de Google sobre Google Docs enumera los tipos de archivos de Office que son compatibles con Google Drive.
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