Si está acostumbrado a usar versiones anteriores de Excel, las opciones de formato condicional en Excel 2007, 2010 y 2013 le sorprenderán. Entonces, ¿por qué querrías molestarte en usar el formato condicional? Bueno, aquí hay un par de razones por las que me encanta usar esta característica de Excel:

1. Para que sus datos sean más visualmente atractivos.

2. Para hacer que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.

3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar a resolver problemas.

4. Para ayudarlo a sacar conclusiones de sus datos.

5. Visualizar visualmente al usuario qué es "bueno" o "malo" usando verde y rojo.

Ahora, puede usar el formato condicional para formatear cada celda en un rango según sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de ganancias y quiere codificar por color todas las ganancias mayores a $ 200 como verdes y todas las ganancias menores a $ 200 como amarillas y todas las pérdidas como rojas, entonces puede usar el formato condicional para hacer rápidamente todo el trabajo por usted .

Formato condicional en Excel

El formateo condicional le permite formatear cantidades significativas de datos de manera rápida y sencilla, sin dejar de ser capaz de distinguir diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán que Microsoft Excel se auto-formatee. Realmente solo tienes que seguir tres sencillos pasos.

Paso 1: Seleccione las celdas que desea formatear.

Paso 2: haga clic en el botón Formato condicional en el menú Inicio, sección Estilos.

Paso 3: selecciona tus reglas. Hay Reglas de celdas resaltadas y Reglas superior / inferior en la parte superior que le permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, impusimos tres reglas. El primero fue que cualquier valor superior a $ 200 era verde.

Vale la pena señalar que solo la sección Reglas de celdas resaltadas también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás solo usará el conjunto de datos que ha resaltado y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, cuando uso la regla Greater Than, puedo comparar valores de A1 a A20 con un número específico o puedo comparar A1 a A20 contra B1 a B20.

La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla era que cualquier cosa entre $ 0 y $ 200 se formateó en amarillo. La tercera regla fue que cualquier cosa menos de $ 0 se formateó en rojo. Aquí es cómo se ve una porción de la hoja de cálculo terminada.

Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas opciones diferentes de Formato condicional que puede usar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores ( Conjuntos de iconos ), gráficos de barras como en el segundo ejemplo ( Barras de datos ) o incluso un rango de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo ( Escalas de colores ). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20, solo comparará esos valores entre sí.

Si luego decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que tiene que hacer es borrar el formato. Para hacerlo, seleccione el botón Formato condicional y seleccione Borrar reglas . Luego, seleccione si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de la hoja de trabajo completa.

Además, si ha creado varias reglas, puede olvidar qué reglas ha aplicado a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede ser bastante confuso especialmente si alguien más creó la hoja de cálculo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional y luego haga clic en Administrar reglas.

Cuando tiene más de una regla aplicada al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden desde mayor precedencia a menor precedencia. Por defecto, la nueva regla añadida tendrá la precedencia más alta. Puede cambiar eso haciendo clic en la regla y luego usando los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en el menú desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja en el libro de trabajo.

También hay una casilla llamada Stop If True, que no entraré en detalles aquí porque es bastante complicado. Sin embargo, puede leer esta publicación de Microsoft que lo explica en gran detalle.

Nuevas opciones de formato condicional Excel 2010

Casi todo es igual en Excel 2010 cuando se trata de formato condicional que se incluyó en Excel 2007. Sin embargo, hay una nueva característica que realmente la hace mucho más poderosa.

Anteriormente mencioné que la sección Reglas de celdas resaltadas le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de cálculo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de trabajo en el mismo libro de trabajo. Si intenta hacer esto en Excel 2007, le permitirá seleccionar los datos de otra hoja de trabajo, pero le dará un mensaje de error cuando intente hacer clic en Aceptar al final.

En Excel 2010, ahora puede hacer esto, pero es un poco complicado, así que lo explicaré paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para algo como ganancias. Si deseo ver qué valores en B2 a B12 de la hoja 1 son mayores que los valores B2 a B12 de la hoja 2, primero seleccionaría los valores B2 a B12 en la hoja 1 y luego haré clic en Excelente debajo de las Reglas de resaltar celdas.

Ahora haga clic en el botón de referencia de celda que he mostrado arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor se convertirá en una cruz blanca. Ahora vaya y haga clic en la hoja 2 y seleccione SOLAMENTE la celda B2. NO seleccione todo el rango de B2 a B12.

Verá que el cuadro ahora tiene un valor de = Hoja2! $ B $ 2 . Vamos a necesitar cambiar esto a = Sheet2! $ B2 . Básicamente, solo elimine los $ que vienen antes de 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila cambie automáticamente. Por alguna razón, no solo te permitirá seleccionar todo el rango.

Haga clic en el botón de referencia de celda nuevamente y luego haga clic en Aceptar. Ahora los valores de la hoja 1 que son mayores que la hoja 2 se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que elija.

¡Espero que todo tenga sentido! Al mirar Excel 2013, no parece haber nuevas características cuando se trata de formatear condicionalmente. Como último consejo, si considera que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que está tratando de lograr, puede hacer clic en la opción Nueva regla y comenzar de cero. Lo mejor de crear una nueva regla es que puedes usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, lo cual es muy poderoso.

Aunque el formato condicional parece relativamente simple y sencillo en la superficie, puede llegar a ser bastante complejo según sus datos y sus necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!

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