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Cómo usar Comparar y combinar documentos en Word


Word tiene dos funciones realmente útiles que casi nadie usa: Compare Documents and Combine Documents . Como sus nombres implican, las características le permiten comparar dos documentos de Word uno contra el otro o combinar dos juntos.

Entonces, ¿cuándo necesitarías usar esto? Bueno, si eres como yo, probablemente tengas 20 versiones diferentes de tu currículum guardadas en varios lugares a lo largo de los años. Algunas veces modifico un currículum ligeramente para una compañía en particular para enfatizar una habilidad en particular o algunas veces agregué cosas y acabo de guardar una nueva copia.

De todos modos, sería bueno ver rápidamente la diferencia entre mi último currículum y los más antiguos para ver si hay algo que deba agregar al último o posiblemente eliminar. En esta publicación, le mostraré cómo puede usar estas dos características para encontrar rápidamente las diferencias entre dos documentos y fusionarlos si lo desea.

Compare y combine documentos

En mi ejemplo, quería ver cuál era la diferencia entre mi antiguo currículum escrito en 2007 y el último actualizado en 2013. Para hacerlo, abra Word, haga clic en la pestaña Revisar y luego haga clic en Comparar .

Aparecerá el cuadro de diálogo Comparar documentos en el que debe elegir su documento original y documento revisado.

En la parte inferior, verás una gran cantidad de configuraciones de comparación, que puedes dejar marcadas. Por defecto, también mostrará todos los cambios en un nuevo documento, lo cual es mejor que jugar con sus documentos originales o revisados.

Se abrirá un nuevo documento con varias secciones diferentes: una lista desplegable de revisiones en el extremo izquierdo, el documento combinado que muestra todos los cambios en el medio y los dos documentos originales en el lado derecho. Echemos un vistazo más de cerca a cada sección.

Como puede ver aquí, he eliminado algunas cosas e insertado algunas otras líneas de texto. Si hace doble clic en cualquiera de los títulos ( Aseem Kishore Inserted o Aseem Kishore Deleted ), moverá el cursor a esa posición exacta en el documento.

En el centro, verá estas revisiones en varios colores. De forma predeterminada, todo lo que se haya eliminado se borrará, y todo lo que esté en rojo y subrayado será lo que se haya agregado al documento revisado. Cualquier cosa en verde se ha movido alrededor. El lugar desde donde se movió será doble, verde y el lugar al que se ha movido estará doblemente subrayado en verde, como se muestra aquí:

Finalmente, en el lado derecho, verá el documento original en la parte superior y el documento revisado abajo. A medida que desplaza el documento superior, el de abajo sigue para sincronizarse. Sin embargo, puedes desplazarte por la parte inferior independientemente de la pantalla superior.

Además de esta vista, también puede eliminar los documentos de origen del panel derecho y, en su lugar, mostrar globos para ver fácilmente los cambios. Para ver lo que quiero decir, siga adelante y haga clic en el botón Comparar nuevamente, luego en Mostrar documentos originales y finalmente haga clic en Ocultar documentos originales .

Ahora haga clic en el botón Mostrar marca en Rastreo y haga clic en Globos y luego Mostrar revisiones en globos .

En el lado derecho del documento, ahora verá todas las revisiones con líneas provenientes del documento. Esto puede hacer que sea más fácil ver todos los cambios si tiene muchos.

Tenga en cuenta que si solo quiere ver las diferencias entre los documentos, entonces realmente no tiene que hacer nada más. Si desea crear un documento final a partir de estos dos documentos, puede hacer clic derecho en cualquier cambio y elegir Aceptar o Rechazar .

Una vez que haya terminado, puede guardar el nuevo documento con todos los cambios que haya realizado. Combine Documents es prácticamente lo mismo que Compare. Si elige Combinar, obtendrá el mismo cuadro de diálogo donde deberá elegir el documento original y el documento revisado.

Una vez que lo haga, obtendrá el mismo diseño que antes, donde verá los cambios combinados en el medio. Nuevamente, se borra el texto tachado, se agrega texto subrayado en rojo y se mueve el texto verde. Simplemente haga clic con el botón derecho en cada cambio y elija aceptar o rechazar cada cambio. Cuando termine, guarde el nuevo documento combinado.

En general, estos son realmente útiles para momentos en los que tienes múltiples versiones del mismo documento o cuando varias personas editan un documento de Word y terminas con varios documentos para combinar en uno. Si tiene alguna pregunta, siéntase libre de comentar. ¡Disfrutar!


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