La búsqueda a través del correo electrónico de Outlook puede ser una tarea difícil si usted es alguien como yo con múltiples archivos PST y decenas de miles de correos electrónicos que abarcan varias décadas. La mayoría de los entornos corporativos usan Outlook para correo electrónico y muchas personas terminan teniendo correo electrónico comercial y personal almacenado en Outlook.

En versiones anteriores de Outlook, necesitaba complementos de terceros como Xobni para buscar su correo electrónico rápidamente. Afortunadamente, desde Office 2010, Microsoft ha creado una función de búsqueda utilizable que realmente funciona y le permite encontrar correos electrónicos rápidamente usando una amplia variedad de filtros. Puede buscar texto, direcciones, archivos adjuntos, remitentes, etc. y puede filtrar por fecha, tamaño, tema, importancia y más.

En este artículo, voy a mostrar cómo asegurarse de que todos sus correos electrónicos están indexados por Windows y cómo realizar diferentes tipos de búsquedas, dependiendo de lo que esté buscando.

Tenga en cuenta que este artículo asume que está trabajando en Office 2010, 2013 o 2016, ya que esas versiones son las mejores para realizar búsquedas.

Activar indexación

Antes de poder realizar búsquedas rápidas en Outlook, debe asegurarse de que todos sus correos electrónicos hayan sido indexados. Para verificar esto, siga adelante y haga clic en el cuadro de búsqueda que ve en la parte superior de su correo electrónico.

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda, verá que la pestaña Herramientas de búsqueda aparece en la cinta de opciones. En el extremo derecho, haga clic en Herramientas de búsqueda y luego en Opciones de búsqueda .

En Fuentes, haga clic en el botón Opciones de indexación .

Esto lo llevará a la pantalla de Opciones de indización de Windows, donde puede elegir las distintas ubicaciones que desea indexar. Si no ve Microsoft Outlook en la lista, debe hacer clic en el botón Modificar .

Adelante, mira Microsoft Outlook y luego haz clic en OK.

Windows comenzará a indexar los correos electrónicos de inmediato y puede verificar para ver cuándo se hace haciendo clic en Estado del índice en Herramientas de búsqueda como se muestra arriba.

Verá un mensaje que indica cuántos elementos quedan por indexar y, una vez completado, dirá que Outlook ha terminado de indexar todos sus artículos. Ahora aprendamos cómo buscar en Outlook.

Realizar búsquedas en Outlook

Para comenzar a buscar en Outlook, haga clic en Bandeja de entrada o haga clic en una carpeta específica. Si hace clic en Bandeja de entrada, verá que la casilla tendrá el Buzón de búsqueda actual en la lista. Puede hacer clic en el pequeño menú desplegable a la derecha y elegir entre otras opciones, como Carpeta actual, Subcarpetas y Todos los elementos de Outlook .

Cuando hace clic en Bandeja de entrada, el buzón actual se selecciona automáticamente. Esto buscará todo el correo en todo el buzón, incluido todo en Inbox, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, etc. Si hace clic en una carpeta específica, el cuadro de búsqueda se configurará por defecto en Carpeta actual, que solo buscará el correo electrónico en ese particular carpeta que no incluye subcarpetas.

Si tiene una carpeta que tiene subcarpetas, asegúrese de seleccionar Subcarpetas del menú desplegable para buscar solo las subcarpetas.

Ahora que lo entendemos, aprendamos cómo realizar varios tipos de búsquedas en Outlook. Hay dos formas de hacerlo: usar la cinta de Búsqueda o usar la sintaxis de la consulta de búsqueda. Como puede ver, la última opción es más técnica, pero le permite crear algunas búsquedas complicadas.

Usar las herramientas de búsqueda en Outlook

Comencemos con el método más fácil que funcionará bien para la mayoría de las personas. Haga clic en el cuadro de búsqueda una vez que haya elegido Inbox o una carpeta y luego haga clic en Herramientas de búsqueda en la cinta de opciones. Echemos un vistazo a todas las diferentes opciones.

En el extremo izquierdo está el alcance, que es el mismo que el cuadro desplegable que mencioné anteriormente. El siguiente es Resultados, que no estará activo hasta que realice una búsqueda. De forma predeterminada, Outlook solo le mostrará los elementos más recientes que coincidan con una búsqueda y es posible que no le muestre todos los resultados. Puede hacer clic en Incluir resultados anteriores para mostrar todos los resultados o desplazarse hacia abajo hasta la parte inferior de los resultados de búsqueda y seleccionar Mostrar más .

Refinar es donde realmente podemos profundizar y encontrar exactamente lo que estamos buscando. En primer lugar, ¿cómo hacemos para buscar texto exacto en Outlook? Supongamos que desea buscar todos los correos electrónicos con su SSN o con una palabra específica. En estos casos, solo usa comillas dobles.

Arriba, busqué la palabra sherlock poniéndola entre comillas dobles. Si la palabra está en la línea del asunto, se resaltará en amarillo. Al hacer clic en cualquiera de los correos electrónicos, también verá la palabra resaltada para usted, que es conveniente.

Ese es uno de los tipos más comunes de búsquedas. Otra búsqueda común es por remitente. Esto es realmente fácil de hacer en Outlook. Simplemente haga clic en el botón De en la cinta y comience a escribir el nombre de la persona o la dirección de correo electrónico.

Si desea agregar más criterios de búsqueda, como solo ver correos electrónicos de un remitente en particular que tiene archivos adjuntos, simplemente haga clic en el botón Tiene archivos adjuntos .

Puede seguir agregando más filtros para reducir el conjunto de resultados de correos electrónicos. La mayoría de las otras opciones se explican por sí mismas, como No leído, Marcado, Importante, etc. Si desea buscar por fecha, puede hacer clic en Esta semana y obtendrá un par de opciones como Esta semana, Este mes, Esto Año, etc., pero eso es todo.

Si desea buscar por fecha o hacer algo como buscar los correos electrónicos más antiguos en Outlook, debe usar la opción Búsqueda avanzada o la sintaxis de la consulta. Comencemos con Búsqueda avanzada. Para llegar a ella, debe hacer clic en Herramientas de búsqueda nuevamente y elegir Búsqueda avanzada .

Tenga en cuenta que esta búsqueda solo busca en la carpeta actual que ha seleccionado de manera predeterminada. Si desea buscar todo, debe hacer clic en el botón Examinar en la esquina superior derecha.

Si desea buscar todo, seleccione Bandeja de entrada y luego marque la casilla Buscar subcarpetas en la parte inferior.

Ahora, en la pantalla principal de búsqueda, verá el tiempo en la parte inferior, pero le brinda solo las mismas opciones que el menú desplegable en la cinta. Para hacer una búsqueda más avanzada, debe hacer clic en la pestaña Avanzado .

Aquí tienes que construir tus propios criterios de búsqueda. Haga clic en el campo, luego vaya a los campos de fecha / hora y seleccione Recibido . Ahora haga clic en la condición y desplácese hacia abajo hasta que vea otras opciones como en o después, en o antes, y entre .

Si elige entre, puede ingresar fechas como 01/01/2005 y 31/12/2005 y luego hacer clic en Agregar a la lista . Así es como se ve mi búsqueda.

Tenga en cuenta que puede seguir agregando más criterios a la lista para reducir los resultados. En mi ejemplo anterior, voy a recibir todos los correos electrónicos en ese rango de fechas, que probablemente sean demasiados.

Si desea encontrar el correo electrónico más antiguo en Outlook, elija la condición de " encendido" o "anterior" y luego simplemente escriba cualquier fecha que crea que es bastante antigua.

Ajuste la fecha según cuántos correos electrónicos reciba. Debería ser bastante fácil encontrar el correo electrónico más antiguo en su archivo completo de Outlook utilizando esta búsqueda.

Otra búsqueda popular es buscar el correo electrónico más grande en su archivo PST. Para hacer esto, haga clic en la pestaña Más opciones en Búsqueda avanzada y verá una opción para el tamaño en la parte inferior. Elija mayor que y luego escriba un valor en kilobytes. Si desea buscar correos electrónicos de más de 5 MB, por ejemplo, debe ingresar 5000 .

Estas son solo algunas de las búsquedas que puede realizar utilizando Búsqueda avanzada. Además, puede escribir todo esto en el cuadro de búsqueda utilizando la sintaxis de búsqueda y obtener los mismos resultados. Por ejemplo, simplemente puedo escribir tamaño de mensaje:> 5MB y obtener los mismos resultados.

No examinaré todas las opciones de búsqueda en esta publicación porque Microsoft tiene una página que enumera todas las diferentes opciones de sintaxis de búsqueda. Con suerte, utilizando las herramientas anteriores, podrá encontrar el correo electrónico que estaba buscando. ¡Disfrutar!

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