Microsoft Office le permite encriptar sus documentos de Office y archivos PDF, lo que le permite a nadie ver siquiera el archivo a menos que tenga la contraseña. Las versiones modernas de Office usan cifrado seguro en el que puede confiar, suponiendo que establezca una contraseña segura.

Las siguientes instrucciones se aplican a Microsoft Word, PowerPoint, Excel y Access 2016, pero el proceso debería ser similar en otras versiones recientes de Office.

¿Qué tan segura es la protección de contraseña de Microsoft Office?

Las características de protección con contraseña de Microsoft Office han recibido una mala reputación en el pasado. Desde Office 95 a Office 2003, el esquema de cifrado era muy débil. Si tiene un documento protegido con contraseña con Office 2003 o una versión anterior, la contraseña puede pasarse de manera fácil y rápida con el software de descifrado de contraseñas ampliamente disponible.

Con Office 2007, Microsoft se tomó más en serio la seguridad. Office 2007 cambió al Estándar de cifrado avanzado (AES) con una clave de 128 bits. Esto se considera ampliamente seguro y significa que Office ahora usa un cifrado fuerte y real para proteger sus documentos cuando establece una contraseña. Probamos la función de encriptación PDF y descubrimos que también usa cifrado AES de 128 bits en Office 2016.

Hay dos cosas importantes que debe tener en cuenta. En primer lugar, solo las contraseñas que cifran completamente el documento son seguras. Office también le permite establecer una contraseña para "Restringir Edición" de un archivo, en teoría, permitiendo a las personas ver un archivo pero no editarlo sin una contraseña. Este tipo de contraseña se puede descifrar y eliminar fácilmente, lo que permite a las personas editar el archivo.

Además, el cifrado de Office solo funciona bien si está guardando en formatos de documentos modernos como .docx. Si guarda en formatos de documentos anteriores como .doc, que son compatibles con Office 2003 y versiones anteriores, Office utilizará la versión más antigua y no segura del cifrado.

Pero, siempre que guarde sus archivos en un sistema moderno Formatos de Office y usando la opción "Encriptar con contraseña" en lugar de la opción "Restringir edición", sus documentos deben ser seguros.

Cómo proteger con contraseña un documento de Office

Para proteger con contraseña un documento de Office, primero ábralo en Word, Excel, PowerPoint o Access. Haga clic en el menú "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla. En el panel de información, haga clic en el botón "Proteger documento" y seleccione "Encriptar con contraseña".

El botón solo se llama "Proteger documento" en Microsoft Word, pero tiene un nombre similar en otras aplicaciones. Busque "Proteger libro de trabajo" en Microsoft Excel y "Proteger presentación" en Microsoft PowerPoint. En Microsoft Access, solo verá el botón "Encriptar con contraseña" en la pestaña Información. De lo contrario, los pasos funcionarán de la misma manera.

NOTA: Si solo quiere restringir la edición del documento, puede elegir "Restringir edición" aquí, pero como dijimos, eso no es muy seguro y puede omitirse fácilmente. Es mejor que encripte todo el documento, si puede.

RELACIONADO: Cómo crear una contraseña segura (y recordarla)

Ingrese la contraseña con la que desea encriptar el documento. Querrá elegir una buena contraseña aquí. Las contraseñas débiles se pueden adivinar fácilmente al descifrar el software si alguien obtiene acceso al documento.

Advertencia : Perderá el acceso al documento si alguna vez olvida su contraseña, ¡así que manténgala segura! Microsoft le recomienda que escriba el nombre del documento y su contraseña y que lo guarde en un lugar seguro.

Cuando se cifra un documento, verá el mensaje "Se requiere una contraseña para abrir este documento" en la pantalla de información. .

La próxima vez que abra el documento, verá el cuadro "Ingresar contraseña para abrir el archivo". Si no ingresa la contraseña correcta, no podrá ver el documento en absoluto.

Para eliminar la protección con contraseña de un documento, haga clic en el botón "Proteger documento" y seleccione "Encriptar con contraseña" nuevamente . Ingrese una contraseña en blanco y haga clic en "Aceptar". Office eliminará la contraseña del documento.

Cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña

También puede exportar un documento de Office a un archivo PDF y proteger con contraseña ese archivo PDF. El documento PDF se cifrará con la contraseña que proporcione. Esto funciona en Microsoft Word, Excel y PowerPoint.

Para hacerlo, abra el documento, haga clic en el botón de menú "Archivo" y seleccione "Exportar". Haga clic en el botón "Crear PDF / XPS" para exportar el documento como un archivo PDF.

Haga clic en el botón "Opciones" en la parte inferior de la ventana de diálogo de guardar que aparece. En la parte inferior de la ventana de opciones, active la opción "Encriptar el documento con una contraseña" y haga clic en "Aceptar".

Ingrese la contraseña con la que desea cifrar el archivo PDF y luego haga clic en "Aceptar".

Cuando listo, ingrese un nombre para el archivo PDF y haga clic en el botón "Publicar". Office exportará el documento a un archivo PDF protegido con contraseña.

Advertencia : No podrá ver el archivo PDF si olvida la contraseña. Asegúrese de hacer un seguimiento de ello o perderá el acceso a su archivo PDF.

Tendrá que ingresar la contraseña del archivo PDF cuando lo abra. Por ejemplo, si abre el archivo PDF en el visor de PDF predeterminado de Microsoft Edge-Windows 10, se le pedirá que ingrese la contraseña antes de poder verla. Esto también funciona en otros lectores de PDF.

Esta función puede ayudar a proteger documentos especialmente confidenciales, especialmente cuando los almacena en una unidad USB o en un servicio de almacenamiento en línea como Microsoft OneDrive.

Cifrado de disco completo como encriptación de dispositivo y Sin embargo, BitLocker en una PC con Windows o FileVault en una Mac es más seguro e indolora para proteger todos los documentos en su computadora, especialmente si se lo roban.

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