Si ha estado usando Outlook durante un período de tiempo considerable, probablemente tenga unas pocas reglas configuradas para ayudarlo a administrar su maremoto de correo electrónico. Si tiene una computadora nueva o está reinstalando Windows, no necesita volver a configurarlas todas, simplemente exportelas.

Una regla en Outlook es una serie de pasos que configura automáticamente para realizar acciones específicas en mensajes de correo electrónico a medida que se reciben. Por ejemplo, puede mostrar automáticamente una notificación cuando recibe correos electrónicos importantes, mover correos electrónicos similares a una carpeta específica o marcar un mensaje para realizar un seguimiento en un momento específico.

Afortunadamente, Outlook tiene una forma de hacer una copia de seguridad de estas reglas. Esto es útil si tiene que reinstalar Windows, configurar Outlook en una computadora nueva o compartir sus reglas con otras personas.

Cómo exportar sus reglas de Outlook

Para comenzar, asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa . En la sección "Mover", haga clic en "Reglas" y seleccione "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.

NOTA: También puede acceder a las reglas y alertas haciendo clic en la pestaña "Archivo" y haciendo clic en Botón "Administrar reglas y alertas" en la pantalla "Información de la cuenta".

Aparece el cuadro de diálogo "Reglas y alertas". En la pestaña "Reglas de correo electrónico", haga clic en "Opciones" en la barra de herramientas sobre la lista de reglas que ha creado.

NOTA: Todas las reglas enumeradas aquí serán respaldadas, no solo las reglas seleccionadas.

En el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en "Exportar reglas".

Aparecerá el cuadro de diálogo "Guardar reglas exportadas como". Navegue a la carpeta en la que desea guardar su archivo de copia de seguridad de reglas. Ingrese un nombre para su archivo de respaldo en el cuadro de edición "Nombre de archivo". El tipo "Rules Wizard rules (* .rwz)" se selecciona de forma predeterminada en la lista desplegable "Guardar como tipo" y la extensión .rwz se agrega automáticamente al archivo. Si comparte sus reglas con otras personas que usan la misma versión de Outlook que usted, haga clic en "Guardar". Si comparte el archivo de reglas con alguien que usa una versión anterior de Outlook, deberá seleccionar un tipo diferente de archivo de reglas antes de guardar el archivo, como se explica a continuación.

Además del formato de archivo de reglas para la versión actual de Outlook, la lista desplegable "Guardar como tipo" proporciona tres formatos adicionales para el archivo de reglas, para las personas que todavía usan Outlook 2002, 2000 o 98. Seleccione una de esas opciones según sea necesario, y luego haga clic en "OK" para guardar el archivo de reglas.

NOTA: Si comparte sus reglas con varias personas que usan versiones anteriores diferentes de Outlook, seleccione la versión más antigua, ya que los archivos de reglas anteriores siempre se pueden abrir en versiones más recientes de Outlook.

Una vez que haya exportado su archivo de reglas, haga clic en "Aceptar" en los cuadros de diálogo "Opciones" y "Reglas y alertas" para volver a la pantalla principal de Correo (o la pantalla "Información de cuenta", dependiendo de dónde esté iniciado).

Ahora puede hacer una copia de seguridad del archivo .rwz resultante en cualquier archivo externo o unidad de red o compartirlo con otras personas.

Cómo importar sus reglas de Outlook

RELACIONADO: Principiante: Cómo mantener, archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos en Outlook 2013

Ahora, usted dice Instalé tu nueva computadora, instalé Office, importé el archivo de datos de Outlook del que hiciste la copia de seguridad (las reglas no están guardadas en los archivos de datos de Outlook) de tu computadora anterior, y estás listo para revisar el correo electrónico. Importemos las reglas que creó y realizó la copia de seguridad, de modo que Outlook pueda tomar medidas automáticamente en el correo electrónico cuando ingrese. Abra el cuadro de diálogo "Reglas y alertas" en una de las dos formas que analizamos anteriormente. Tenga en cuenta que la lista de reglas está vacía. Para solucionarlo e importar sus reglas, haga clic en "Opciones".

En el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en "Importar reglas".

Aparecerá el cuadro de diálogo "Importar reglas desde". Navegue a la carpeta en la que guardó su archivo de copia de seguridad de reglas, seleccione el archivo .rwz y luego haga clic en "Abrir".

Notará que la lista de reglas en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", detrás del el cuadro de diálogo "Opciones" todavía abierto, se llena con sus reglas personalizadas. Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Opciones" para cerrarlo y regresar al cuadro de diálogo "Reglas y alertas".

Si marcó el correo electrónico antes de importar sus reglas, puede ejecutar sus reglas ahora en el correo electrónico que ya recibió. Para ello, haga clic en "Ejecutar reglas ahora" en la barra de herramientas sobre la lista de reglas en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas".

En el cuadro de diálogo "Ejecutar reglas ahora", seleccione las reglas que desea ejecutar y haga clic "Corre ahora". Una vez que se hayan ejecutado las reglas, haga clic en "Cerrar" y luego haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Reglas y Alertas" para cerrarlo. Ahora, sus reglas se ejecutarán automáticamente, verificando los correos electrónicos que recibe y realizando las acciones que especificó, todo detrás de escena.

NOTA: Algunas reglas pueden no funcionar en otras computadoras si hay carpetas específicas, personas, etc. utilizadas en las reglas creadas en la computadora original, pero no están disponibles en las otras computadoras.

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