Cuando la mayoría de las personas piensa en clasificar texto en una aplicación, piensan en clasificar las celdas en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, puede ordenar texto en Word siempre que haya algo que le indique a Word dónde comienzan y terminan las diferentes partes del texto.

En este artículo, le mostraré un par de formas en que puede ordenar texto, listas y tablas en Word. Tenga en cuenta que si ya tiene datos en Excel, puede insertar fácilmente una hoja de cálculo de Excel en su documento de Word.

Clasificación de listas en Word

Hay tres tipos de listas que puede ordenar en Word. El primer tipo es simplemente una lista de palabras o frases que cada una ocupa una línea separada. El segundo tipo es desordenado o listas con viñetas. La tercera es una lista ordenada o numerada.

En cada uno de estos casos, un salto de línea (también llamado retorno de carro) le dice a Word dónde termina una palabra o frase y comienza la siguiente. Así es como Word puede ordenar texto en el documento.

Para ordenar cualquiera de estos tipos de listas, comience por seleccionar la lista con el mouse. Simplemente comience al principio de la lista, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre el mouse hasta que se seleccione toda la lista.

Luego, haga clic en la pestaña Inicio en la Cinta y busque la sección titulada Párrafo . Busque un botón con las letras A y Z en él y una flecha apuntando hacia abajo. Este es el comando Ordenar . Haga clic en el botón Ordenar y Word abrirá la ventana Ordenar texto .

En la ventana Ordenar texto, observará que hay varias opciones. Primero, debe indicar que desea ordenar el texto que ha seleccionado por párrafo. Aunque solo tenemos una palabra por línea, Word todavía considera que cada línea es su propio párrafo porque presionamos la tecla enter para pasar a la siguiente línea. Ordenar por párrafo es la opción predeterminada.

A continuación, debemos decirle a Word lo que estamos ordenando. Ubique el menú desplegable etiquetado Tipo y elija Texto . Esta es también la opción predeterminada. Por último, necesitamos decirle a Word si queremos ordenar el texto en orden ascendente (A a Z) o en orden descendente (Z a A). El orden ascendente es la opción predeterminada. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar y Word ordenará su texto con las opciones que elija.

Tenga en cuenta que ahora el texto está ordenado de la A a la Z en orden ascendente. Además, si hace clic en el botón Opciones, puede configurar ajustes avanzados como el separador de campo y si debe distinguir mayúsculas de minúsculas o no.

Ordenando texto en tablas

Este tipo de clasificación puede parecerle un poco más familiar si ordena los datos en Excel. Al igual que una hoja de cálculo de Excel, una tabla contiene filas, columnas y puede contener encabezados en la primera fila. Afortunadamente, Word le brinda la misma flexibilidad para ordenar el texto tal como se encuentra en Excel.

Supongamos que tiene una tabla en Word que se parece a la siguiente.

Observe que hay encabezados de columna en la primera fila y que la primera columna contiene el texto que deseamos ordenar. Supongamos que queremos ordenar los datos en orden descendente esta vez. Seleccione toda la tabla y, una vez más, haga clic en el botón Ordenar en la sección Párrafo de la cinta de opciones.

Observe en la esquina inferior izquierda de la ventana Ordenar que Word ya ha detectado los títulos en la primera fila. Observe también que el primer menú desplegable Ordenar por ya tiene el encabezado de columna Nombre en el cuadro de opción.

El resto de las opciones permanecen iguales, salvo que recuerde cambiar la dirección de clasificación a Descending . Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar y Word ordenará la tabla con las opciones que hemos elegido.

Clasificar texto en Word es simple siempre que tenga una forma de decirle a Word qué separa un elemento de datos del siguiente. Si juegas un poco con la configuración de clasificación, descubrirás que puedes ordenar usando múltiples columnas e incluso tabulaciones y texto delimitado por comas en un documento de Word.

Aunque no es tan útil como ordenar datos en Excel, puede ahorrar algo de tiempo en Word haciendo que la aplicación clasifique el párrafo y el texto de la tabla para usted usando una interfaz similar a la que se encuentra en una hoja de cálculo de Excel. ¡Disfrutar!

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