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Cómo rellenar automáticamente los datos secuenciales en Excel con el controlador de relleno


El controlador de relleno en Excel le permite completar automáticamente una lista de datos (números o texto) en una fila o columna simplemente arrastrando el mango. Esto puede ahorrarle mucho tiempo al ingresar datos secuenciales en hojas de trabajo grandes y hacerlo más productivo.

En lugar de ingresar manualmente números, horas o incluso días de la semana una y otra vez, puede usar las funciones Autocompletar ( el controlador de relleno o el comando Rellenar en la cinta) para llenar celdas si sus datos siguen un patrón o se basan en datos de otras celdas. Le mostraremos cómo llenar varios tipos de series de datos usando las funciones Autocompletar.

Rellenar una serie lineal en celdas adyacentes

Una forma de usar el identificador de relleno es ingresar una serie de datos lineales en una fila o columna de celdas adyacentes. Una serie lineal consiste en números donde se obtiene el siguiente número agregando un "valor de paso" al número anterior. El ejemplo más simple de una serie lineal es 1, 2, 3, 4, 5. Sin embargo, una serie lineal también puede ser una serie de números decimales (1.5, 2.5, 3.5 ...), disminuyendo los números en dos (100, 98, 96 ...), o incluso números negativos (-1, -2, -3). En cada serie lineal, agrega (o resta) el mismo valor de paso.

Digamos que queremos crear una columna de números secuenciales, aumentando en uno en cada celda. Puede escribir el primer número, presionar Enter para ir a la siguiente fila en esa columna e ingresar el siguiente número, y así sucesivamente. Muy tedioso y lento, especialmente para grandes cantidades de datos. Nos ahorraremos algo de tiempo (y aburrimiento) al usar el controlador de relleno para llenar la columna con la serie lineal de números. Para hacer esto, escriba un 1 en la primera celda de la columna y luego seleccione esa celda. Observe el cuadrado verde en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada? Ese es el identificador de relleno.

Cuando mueve el mouse sobre el asa de relleno, se convierte en un signo más negro, como se muestra a continuación.

Con el signo más negro sobre el asa de relleno, haga clic y arrastre el asa hacia abajo columna (o al otro lado de la fila) hasta que llegue al número de celdas que desea llenar.

Cuando suelte el botón del mouse, verá que el valor se ha copiado en las celdas sobre las que ha arrastrado el controlador de relleno .

¿Por qué no llenó la serie lineal (1, 2, 3, 4, 5 en nuestro ejemplo)? De forma predeterminada, cuando ingresa un número y luego utiliza el identificador de relleno, ese número se copia a las celdas adyacentes, no se incrementa.

NOTA: Para copiar rápidamente el contenido de una celda sobre la celda seleccionada actualmente, presione Ctrl + D o para copiar el contenido de una celda a la izquierda de una celda seleccionada, presione Ctrl + R. Tenga en cuenta que copiar datos de una celda adyacente reemplaza cualquier dato que esté actualmente en la celda seleccionada.

Para reemplazar las copias con la serie lineal, haga clic en el botón "Opciones de autocompletar" que aparece cuando termina de arrastrar el relleno manejar.

La primera opción, Copiar celdas, es la predeterminada. Es por eso que terminamos con cinco 1s y no con la serie lineal de 1-5. Para llenar la serie lineal, seleccionamos "Fill Series" en el menú emergente.

Los otros cuatro 1s se reemplazan por 2-5 y nuestra serie lineal se llena.

Sin embargo, puede hacerlo sin tener que seleccione Fill Series en el menú Auto Fill Options. En lugar de ingresar solo un número, ingrese los primeros dos números en las primeras dos celdas. Luego, seleccione esas dos celdas y arrastre el controlador de relleno hasta que haya seleccionado todas las celdas que desea llenar.

Como le ha dado dos datos, sabrá el valor de paso que desea usar y llene las celdas restantes en consecuencia.

También puede hacer clic y arrastrar el controlador de relleno con el botón derecho en lugar de a la izquierda. Aún debe seleccionar "Rellenar serie" desde un menú emergente, pero ese menú se muestra automáticamente cuando deja de arrastrar y suelta el botón derecho del mouse, por lo que puede ser un acceso directo útil.

Rellenar una serie lineal en celdas adyacentes utilizando el Comando Fill

Si tiene problemas para usar el controlador de relleno, o simplemente prefiere usar comandos en la cinta, puede usar el comando Fill en la pestaña Home para llenar una serie en celdas adyacentes. El comando Rellenar también es útil si está rellenando una gran cantidad de celdas, como verá en un momento.

Para usar el comando Rellenar en la cinta, ingrese el primer valor en una celda y seleccione esa celda y todas las celdas adyacentes que desea llenar (ya sea hacia abajo o hacia arriba de la columna o hacia la izquierda o hacia la derecha a través de la fila). Luego, haga clic en el botón "Rellenar" en la sección Edición de la pestaña Inicio.

Seleccione "Serie" en el menú desplegable.

En el cuadro de diálogo Serie, seleccione si desea la Serie en Filas o Columnas . En el cuadro Tipo, selecciona "Lineal" por ahora. Discutiremos las opciones de Crecimiento y Fecha más adelante, y la opción Autocompletar simplemente copia el valor a las otras celdas seleccionadas. Ingrese el "Valor de paso", o el incremento para la serie lineal. Para nuestro ejemplo, estamos incrementando los números de nuestra serie en 1. Haga clic en "Aceptar".

La serie lineal se rellena en las celdas seleccionadas.

Si tiene una columna o fila realmente larga que desea llenar con una serie lineal, puede usar el valor Detener en el cuadro de diálogo Serie. Para hacerlo, ingrese el primer valor en la primera celda que desea usar para la serie en la fila o columna, y haga clic nuevamente en "Completar" en la pestaña Inicio. Además de las opciones que discutimos anteriormente, ingrese el valor en el cuadro "Detener valor" que desea como último valor de la serie. A continuación, haga clic en "Aceptar".

En el siguiente ejemplo, colocamos un 1 en la primera celda de la primera columna y los números del 2 al 20 se ingresarán automáticamente en las siguientes 19 celdas.

Completar una serie lineal Al omitir filas

Para que una hoja de trabajo completa sea más legible, a veces omitimos filas, colocando filas en blanco entre las filas de datos. Aunque hay filas en blanco, puede usar el controlador de relleno para llenar una serie lineal con filas en blanco.

Para omitir una fila al completar una serie lineal, ingrese el primer número en la primera celda y luego seleccione esa celda y una celda adyacente (por ejemplo, la siguiente celda en la columna).

Luego, arrastre el controlador de relleno hacia abajo (o hacia adentro) hasta que complete el número deseado de celdas.

Cuando termine de arrastrar el relleno manejar, verá que su serie lineal se llena cada dos filas.

Si desea omitir más de una fila, simplemente seleccione la celda que contiene el primer valor y luego seleccione el número de filas que desea omitir inmediatamente después de esa celda. A continuación, arrastre el controlador de relleno sobre las celdas que desea llenar.

También puede omitir columnas cuando rellena filas.

Rellenar fórmulas en celdas adyacentes

También puede usar el controlador de relleno para propagar fórmulas a celdas adyacentes. Simplemente seleccione la celda que contiene la fórmula que desea llenar en celdas adyacentes y arrastre el controlador de relleno hacia abajo en las celdas de la columna o en las celdas de la fila que desea llenar. La fórmula se copia en las otras celdas. Si usó referencias de celda relativas, cambiarán en consecuencia para referirse a las celdas en sus respectivas filas (o columnas).

También puede llenar fórmulas usando el comando Rellenar en la cinta. Simplemente seleccione la celda que contiene la fórmula y las celdas que desea llenar con esa fórmula. A continuación, haga clic en "Rellenar" en la sección Edición de la pestaña Inicio y seleccione Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda, dependiendo de la dirección en la que desee llenar las celdas.

RELACIONADO: Cómo calcular solo manualmente Hoja de trabajo activa en Excel

NOTA: Las fórmulas copiadas no se recalcularán, a menos que tenga habilitado el cálculo automático del libro.

También puede usar los atajos de teclado Ctrl + D y Ctrl + R, como se mencionó anteriormente, para copiar fórmulas a celdas adyacentes.

Rellene una serie lineal haciendo doble clic en el controlador de relleno

Puede llenar rápidamente una serie lineal de datos en una columna haciendo doble clic en el controlador de relleno. Al usar este método, Excel solo llena las celdas de la columna según la columna de datos adyacente más larga en su hoja de cálculo. Una columna adyacente en este contexto es cualquier columna que Excel encuentre a la derecha o a la izquierda de la columna que se está llenando, hasta que se llegue a una columna en blanco. Si las columnas directamente a cada lado de la columna seleccionada están en blanco, no puede usar el método de doble clic para completar las celdas en la columna. Además, de forma predeterminada, si algunas de las celdas del rango de celdas que está rellenando ya tienen datos, solo se rellenan las celdas vacías que están encima de la primera celda que contiene datos. Por ejemplo, en la imagen siguiente, hay un valor en la celda G7 por lo que cuando hace doble clic en el controlador de relleno en la celda G2, la fórmula solo se copia a través de la celda G6.

Complete una serie de crecimiento (patrón geométrico)

Hasta ahora, hemos estado discutiendo el llenado de series lineales, donde cada número de la serie se calcula sumando el valor del paso al número anterior. En una serie de crecimiento, o patrón geométrico, el siguiente número se calcula multiplicando el número anterior por el valor del paso. Hay dos formas de completar una serie de crecimiento, ingresando los primeros dos números y ingresando el primer número y el valor del paso.

Método uno: ingrese los primeros dos números en la serie de crecimiento

Para completar una serie de crecimiento usando los dos primeros números, ingrese los dos números en las dos primeras celdas del fila o columna que desea llenar. Haga clic con el botón derecho y arrastre el controlador de relleno sobre tantas celdas como desee. Cuando haya terminado de arrastrar el controlador de relleno sobre las celdas que desea llenar, seleccione "Tendencia de crecimiento" en el menú emergente que se muestra automáticamente.

NOTA: Para este método, debe ingresar dos números. Si no lo hace, la opción Tendencia de crecimiento se atenuará.

Excel sabe que el valor del paso es 2 de los dos números que ingresamos en las dos primeras celdas. Por lo tanto, cada número subsiguiente se calcula multiplicando el número anterior por 2.

¿Qué sucede si desea comenzar en un número distinto de 1 usando este método? Por ejemplo, si quisiera iniciar la serie anterior en 2, ingresaría 2 y 4 (porque 2 × 2 = 4) en las dos primeras celdas. Excel se daría cuenta de que el valor de paso es 2 y continúa la serie de crecimiento de 4 multiplicando cada número subsiguiente por 2 para alinear el siguiente.

Método dos: ingrese el primer número de la serie de crecimiento y especifique el valor de paso

Para completar una serie de crecimiento basada en un número y un valor de paso, ingrese el primer número (no tiene que ser 1) en la primera celda y arrastre el controlador de relleno sobre las celdas que desea llenar. Luego, seleccione "Serie" en el menú emergente que se muestra automáticamente.

En el cuadro de diálogo Serie, seleccione si va a llenar la Serie en Filas o Columnas. En Tipo, seleccione: "Crecimiento". En el cuadro "Valor de paso", ingrese el valor por el que desea multiplicar cada número para obtener el siguiente valor. En nuestro ejemplo, queremos multiplicar cada número por 3. Haga clic en "Aceptar".

La serie de crecimiento se completa en las celdas seleccionadas, cada número subsiguiente es tres veces el número anterior.

Rellenar una serie utilizando Construido- en Ítems

Hasta ahora, hemos cubierto cómo llenar una serie de números, tanto lineales como de crecimiento. También puede llenar series con elementos tales como fechas, días de la semana, días de la semana, meses o años usando el identificador de relleno. Excel tiene varias series integradas que puede rellenar automáticamente.

La siguiente imagen muestra algunas de las series integradas en Excel, extendidas a través de las filas. Los ítems en negrita y rojo son los valores iniciales que ingresamos y el resto de los ítems en cada fila son los valores de la serie extendida. Estas series integradas pueden llenarse utilizando el controlador de relleno, como describimos anteriormente para series lineales y de crecimiento. Simplemente ingrese los valores iniciales y selecciónelos. A continuación, arrastre el controlador de relleno sobre las celdas deseadas que desea llenar.

Rellenar una serie de fechas utilizando el comando Rellenar

Al completar una serie de fechas, puede usar el comando Rellenar en la cinta para especificar el incremento usar. Ingrese la primera fecha de su serie en una celda y seleccione esa celda y las celdas que desea llenar. En la sección Edición de la pestaña Inicio, haga clic en "Rellenar" y luego seleccione "Serie".

En el cuadro de diálogo Serie, la opción Serie en se selecciona automáticamente para que coincida con el conjunto de celdas que seleccionó. El Tipo también se establece automáticamente en Fecha. Para especificar el incremento que se utilizará al completar la serie, seleccione la unidad de Fecha (Día, Día de la semana, Mes o Año). Especifique el valor de Paso. Queremos completar la serie con cada fecha de la semana, por lo que ingresamos 1 como valor de Paso. Haga clic en "Aceptar".

La serie está llena de fechas que son solo de lunes a viernes.

Rellenar una serie con elementos personalizados

También puede completar una serie con sus propios elementos personalizados. Digamos que su empresa tiene oficinas en seis ciudades diferentes y usa esos nombres de ciudades a menudo en sus hojas de trabajo de Excel. Puede agregar esa lista de ciudades como una lista personalizada que le permitirá usar el identificador de relleno para llenar la serie una vez que ingrese el primer elemento. Para crear una lista personalizada, haga clic en la pestaña "Archivo".

En la pantalla backstage, haga clic en "Opciones" en la lista de elementos de la izquierda.

Haga clic en "Avanzado" en la lista de elementos en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

En el panel derecho, desplácese a la sección General y haga clic en el botón "Editar listas personalizadas".

Una vez que esté en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, hay dos formas de completar una serie de elementos personalizados. Puede basar la serie en una nueva lista de elementos que cree directamente en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, o en una lista existente que ya esté en una hoja de trabajo en su libro actual. Le mostraremos ambos métodos.

Método uno: llene una serie personalizada basada en una nueva lista de elementos

En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, asegúrese de que se seleccione NUEVA LISTA en el cuadro Listas personalizadas. Haga clic en el cuadro "Entradas de la lista" e ingrese los elementos en sus listas personalizadas, un elemento en una línea. Asegúrese de ingresar los elementos en el orden que desea que se llenen en las celdas. A continuación, haga clic en "Agregar".

La lista personalizada se agrega al cuadro Listas personalizadas, donde puede seleccionarla para editarla agregando o quitando elementos del cuadro Entradas de la lista y haciendo clic en "Agregar" nuevamente, o usted puede eliminar la lista haciendo clic en "Eliminar". Haga clic en "Aceptar".

Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Ahora puede escribir el primer elemento en su lista personalizada, seleccionar la celda que contiene el elemento y arrastrar el controlador de relleno sobre las celdas quiero llenar la lista Su lista personalizada se completa automáticamente en las celdas.

Método dos: complete una serie personalizada en función de una lista existente de elementos

Tal vez almacene su lista personalizada en una hoja de trabajo separada en su libro de trabajo. Puede importar su lista desde la hoja de trabajo al cuadro de diálogo Listas personalizadas. Para crear una lista personalizada basada en una lista existente en una hoja de trabajo, abra el cuadro de diálogo Listas personalizadas y asegúrese de que se seleccione NUEVA LISTA en el cuadro Listas personalizadas, al igual que en el primer método. Sin embargo, para este método, haga clic en el botón de rango de celda a la derecha del cuadro "Importar lista de celdas".

Seleccione la pestaña de la hoja de trabajo que contiene su lista personalizada en la parte inferior de la ventana de Excel. Luego, seleccione las celdas que contienen los elementos en su lista. El nombre de la hoja de trabajo y el rango de celda se ingresan automáticamente en el cuadro de edición Listas personalizadas. Haga clic en el botón de rango de celda nuevamente para regresar al cuadro de diálogo completo.

Ahora, haga clic en "Importar".

La lista personalizada se agrega al cuadro Listas personalizadas y puede seleccionarla y editarla en las entradas de la Lista caja, si quieres Haga clic en Aceptar". Puede llenar celdas con su lista personalizada utilizando el controlador de relleno, tal como lo hizo con el primer método anterior.

El controlador de relleno en Excel es una característica muy útil si crea hojas de trabajo grandes que contienen una gran cantidad de datos secuenciales. Puedes ahorrarte mucho tiempo y tedio. Feliz relleno!


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