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Cómo compartir o colaborar en un documento de Word con otros


¿Busca una forma de colaborar con otros en un documento de Word? Si es así, puede hacerlo muy fácilmente en Word mismo. La característica ha existido para un par de versiones de Office y funciona incluso si la parte receptora no tiene Word instalado en su sistema.

Tenga en cuenta que para comenzar a compartir documentos en Word, debe guardar sus documentos en la nube. No todos sus documentos, pero al menos el que se va a compartir. Eso significa que primero necesita configurar una cuenta de OneDrive y luego iniciar sesión en su cuenta de Microsoft desde Word.

Compartir Word Doc

Una vez que haya configurado OneDrive correctamente en Word, vaya y haga clic en el botón Compartir en la parte superior derecha de la pantalla.

Esto abrirá un panel en el lado derecho de la pantalla. Si aún no se ha guardado el documento en la nube, deberá hacer clic en el botón Guardar en la nube .

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como, que ya debería estar configurado en OneDrive. Dale un nombre a tu archivo y guárdalo.

Una vez que se haya guardado y cargado en la nube, vuelva al cuadro de diálogo Compartir y ahora podrá invitar a personas a unirse. Escriba una dirección de correo electrónico, elija si pueden editarla o simplemente verla y luego incluir un mensaje opcional.

En el extremo receptor, llegará un correo electrónico que incluye un enlace al documento almacenado en la cuenta OneDrive de la parte remitente:

Cuando el usuario hace clic en el enlace, lo llevará a una versión de navegador de Word llamada Word Online, donde se puede editar el documento.

Haga clic en el botón Editar en el navegador y obtendrá la interfaz de cinta familiar del programa de Word de escritorio. El usuario puede editar el documento sin necesidad de Word instalado o la necesidad de tener una cuenta de OneDrive.

El documento se guarda automáticamente, por lo que el usuario no tiene que preocuparse por intentar guardar el documento por sí mismo. En su extremo, verá un mensaje emergente que dice que otras personas están editando el documento y preguntándole si desea compartir automáticamente los cambios a medida que ocurren. Recomiendo hacer clic en aquí.

Tenga en cuenta que no verá los cambios de otros usuarios hasta que guarde el documento. Si hace clic en Archivo, verá un nuevo mensaje en la pestaña Información que dice Actualizaciones de documentos disponibles .

Continúa y guarda tu documento y recibirás otro mensaje explicando que los nuevos cambios realizados por otros se mostrarán con una superposición verde.

Haga clic en Aceptar y navegue por su documento. Cualquier cosa en verde es lo que ha sido cambiado o agregado por otra persona. En mi prueba, si alguien borró algo del documento, no mostró nada en verde.

Tenga en cuenta que una vez que guarde el documento, el resaltado verde desaparecerá hasta que se realicen nuevos cambios. Si desea realizar un seguimiento de los cambios que se están realizando, debe habilitar el control de cambios en el documento antes de compartirlo, de lo contrario es difícil saber qué está sucediendo, especialmente si varias personas están editando el documento.

Arriba, he habilitado el control de cambios en la pestaña Revisar y ahora, además del texto resaltado en verde, también tengo las barras verticales rojas en la columna de la izquierda. Como las eliminaciones no se muestran en verde, solo puede verlas mediante el seguimiento de los cambios. Haga clic en la línea roja y le mostrará el contenido eliminado en tachado.

En general, Word es una gran herramienta para colaborar en tiempo real con múltiples autores o editores y el aspecto de sincronización funciona muy bien. Una característica que noté es que cuando alguien más está editando un cierto párrafo, evita que otros editen esa sección hasta que la primera persona termine. Esto asegura que las personas no sobrescriban las mismas secciones al mismo tiempo. Si tiene alguna pregunta, siéntase libre de comentar. ¡Disfrutar!


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