Si usa mucho Excel, probablemente se haya encontrado con una situación en la que tiene un nombre en una sola celda y necesita separar el nombre en celdas diferentes. Este es un problema muy común en Excel y probablemente puedas hacer una búsqueda en Google y descargar 100 macros diferentes escritos por varias personas para que lo hagan por ti.

Sin embargo, en esta publicación, le mostraré cómo configurar una fórmula para que pueda hacerlo usted mismo y comprender realmente lo que está sucediendo. Si usa Excel mucho, probablemente sea una buena idea aprender algunas de las funciones más avanzadas para que pueda hacer cosas más interesantes con sus datos.

Si no le gustan las fórmulas y desea una solución más rápida, desplácese hacia abajo a la sección Texto a columnas, que le enseña a usar una función de Excel para hacer lo mismo. Además, la función de texto a columnas también es mejor si tiene más de dos elementos en una celda que necesita separar. Por ejemplo, si una columna tiene 6 campos combinados, entonces usar las siguientes fórmulas se volverá realmente complicado y complicado.

Nombres separados en Excel

Para comenzar, veamos cómo los nombres generalmente se almacenan en una hoja de cálculo de Excel. Las dos formas más comunes que he visto son firstname lastname con solo un espacio y apellido, firstname con una coma que separa los dos. Cada vez que he visto una inicial del segundo nombre, por lo general es el primer nombre del apellido inicial como sigue :

Usando algunas fórmulas simples y combinando un par de ellas, puede separar fácilmente el primer nombre, apellido e inicial del segundo nombre en celdas separadas en Excel. Comencemos por extraer la primera parte del nombre. En mi caso, vamos a usar dos funciones: izquierda y búsqueda. Lógicamente esto es lo que tenemos que hacer:

Busca el texto en la celda por un espacio o una coma, busca la posición y luego saca todas las letras a la izquierda de esa posición.

Aquí hay una fórmula simple que hace el trabajo correctamente: = LEFT (NN, SEARCH ("", NN) - 1), donde NN es la celda que tiene el nombre almacenado en ella. El -1 está ahí para eliminar el espacio extra o la coma al final de la cadena.

Como puede ver, comenzamos con la función izquierda, que toma dos argumentos: la cadena y la cantidad de caracteres que desea captar comenzando desde el comienzo de la cadena. En el primer caso, buscamos un espacio usando comillas dobles y colocando un espacio intermedio. En el segundo caso, estamos buscando una coma en lugar de un espacio. Entonces, ¿cuál es el resultado de los 3 escenarios que he mencionado?

Obtuvimos el primer nombre de la fila 3, el apellido de la fila 5 y el primer nombre de la fila 7. ¡Genial! Entonces, dependiendo de cómo se almacenan sus datos, ahora ha extraído el nombre o el apellido. Ahora para la próxima parte. Esto es lo que tenemos que hacer lógicamente ahora:

- Busca el texto en la celda por un espacio o una coma, encuentra la posición y luego resta la posición de la longitud total de la cadena. Así es como se vería la fórmula:

= DERECHA (NN, LEN (NN) -SEARCH ("", NN))

Entonces ahora usamos la función correcta. Esto también requiere dos argumentos: la cadena y el número de caracteres que desea capturar comenzando desde el final de la cadena que va hacia la izquierda. Entonces queremos la longitud de la cadena menos la posición del espacio o la coma. Eso nos dará todo a la derecha del primer espacio o coma.

¡Genial, ahora tenemos la segunda parte del nombre! En los dos primeros casos, prácticamente ha terminado, pero si hay una inicial del segundo nombre, puede ver que el resultado todavía incluye el apellido con la inicial del segundo nombre. Entonces, ¿cómo podemos obtener el apellido y deshacernos de la inicial del segundo? ¡Fácil! Simplemente vuelva a ejecutar la misma fórmula que usamos para obtener la segunda sección del nombre.

Entonces, estamos haciendo otro derecho y esta vez aplicando la fórmula en la celda inicial y de apellido combinada. Encontrará el espacio después de la inicial del medio y luego tomará la longitud menos la posición del número de caracteres del espacio al final de la cadena.

¡Así que ahí lo tienes! ¡Ahora ha dividido el nombre y el apellido en columnas separadas usando algunas fórmulas simples en Excel! Obviamente, no todos tendrán su texto formateado de esta manera, pero puede editarlo fácilmente para adaptarlo a sus necesidades.

Texto a columnas

También hay otra manera fácil de separar el texto combinado en columnas separadas en Excel. Es una función llamada Text to Columns y funciona muy bien. También es mucho más eficiente si tiene una columna que tiene más de dos datos.

Por ejemplo, a continuación tengo algunos datos donde una fila tiene 4 datos y la otra fila contiene 5 datos. Me gustaría dividir eso en 4 columnas y 5 columnas, respectivamente. Como puede ver, tratar de usar las fórmulas anteriores sería poco práctico.

En Excel, primero seleccione la columna que desea separar. Luego, continúe y haga clic en la pestaña Datos y luego haga clic en Texto en columnas .

Esto abrirá el asistente Texto a columnas. En el paso 1, elige si el campo está delimitado o ancho fijo. En nuestro caso, elegiremos Delimited .

En la siguiente pantalla, elegirá el delimitador. Puede elegir entre tabulador, punto y coma, coma o espacio personalizado.

Finalmente, elige el formato de datos para la columna. Normalmente, General funcionará bien para la mayoría de los tipos de datos. Si tiene algo específico como fechas, entonces elija ese formato.

Haga clic en Finalizar y observe cómo sus datos se separan mágicamente en columnas. Como puede ver, una fila se convirtió en cinco columnas y la otra en cuatro columnas. La característica Texto a columnas es muy poderosa y puede hacer su vida mucho más fácil.

Si tiene problemas para separar los nombres que no están en el formato que tengo arriba, publique un comentario con sus datos e intentaré ayudarlo. ¡Disfrutar!

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